Stok takibi, işletmeler için sürdürülebilir büyüme ve rekabet avantajı sağlayan stratejik bir araç. Üstelik stok takibinin müşteri memnuniyetinden nakit akışına kadar pek çok konuda etkisi var.
Bu blog yazısında; stok takip programlarının işlevselliğini ve stok takibinin önemini inceleyeceğiz. Ayrıca stok takibinin nasıl yapıldığını ve bu sürecin işletmelere sağladığı avantajları ele alacağız. Keyifli okumalar!
Stok Nedir?
Stok, işletmelerin; satış, üretim veya diğer operasyonel faaliyetler için depoladıkları malzeme, ürün veya hammadde miktarıdır. İşletmeler için stratejik bir varlık olan stok, talep dalgalanmalarına karşı tampon görevi görür ve sürekli ürün tedariğini sağlar.
Stok, aynı zamanda işletmelerin piyasa koşullarına hızlı adapte olabilmeleri ve rekabet avantajı elde etmeleri için kritik bir unsurdur.
Stok Takibi Nedir?
Stok takibi, “işletmenizde bulunan ürün, hammadde veya malzemelerin giriş-çıkışlarını ve güncel miktarlarını düzenli olarak izlemek” anlamına gelir. Stok takibinde amaç;
- doğru zamanda, yeterli miktarda stok bulundurmak ve
- eksik ya da fazla stok durumlarının önüne geçmektir.
Bir ürünün ne zaman tükeneceğini önceden görebilmek, hem satış fırsatlarının kaçırılmasını önler hem de gereksiz stok yükünü azaltarak sermayenin verimli kullanılmasını sağlar.
Kısaca stok takibi, bir KOBİ’nin sadece deposundaki ürünle değil tüm iş süreçleriyle ilgilidir.
KOBİ’ler için Stok Takibi Neden Önemlidir?
KOBİ’ler için stok takibi, işletmenin kâr-zarar durumunu doğrudan etkiler. Ürünlerin ne zaman azaldığını bilmek, satış kaybını önler; fazla stok ise nakit akışında sorun yaratır. Bu dengeyi kurmak, hem müşteri memnuniyeti sağlamanıza hem de kaynakları verimli kullanmanıza yardımcı olur.
Stok takip sayesinde alış faturası ile beraber stoklara ürün girişi yapılır. Satılan her ürün otomatik olarak stoktan düşülür. Stok takip programları, ürünlere ait cari kartları açarak giriş-çıkış işlemlerini kolayca izlemeyi sağlar.
Bu sayede zamandan ve maliyetten tasarruf edersiniz.
Stok Takip Programı Nedir?
Stok takip programı, işletmelerin envanterlerini etkin bir şekilde yönetmelerini sağlayan bir yazılım çözümüdür. Bu programlar; ürünlerin stok seviyelerini, giriş ve çıkışlarını takip ederek işletmelerin envanter yönetimini kolaylaştırır.
Stok takip programları, stoktaki ürün sayısını ve kritik seviyeleri takip ederek tükenen stokları hızla belirler. Böylece, sürekli olarak gerekli hammaddeleri ve satışa hazır ürünleri elde tutarsınız.
e-Ticaretten üretime kadar her tür işletme için hayati öneme sahip olan stok takip programları, maliyetleri düşürmeye ve verimliliği artırmaya yardımcı olur.
Bizim Hesap’ın Stok Takibiyle Üretimde Sürprize Yer Yok!
Üretim yaptığınız ürünün reçetesine eklenen malzemelerin stokunu otomatik olarak güncelleyebilir; üretimde yaşayacağınız sürpriz stok hatalarının önüne geçebilirsiniz.
Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Stok takibini; manuel yöntele, Excel gibi araçlarla ya da kapsamlı stok takibi programı kullanarak yapabilirsiniz. İşinizin büyüklüğü, satış kanallarınız, ürün sayınız gibi faktörler, stok takibini nasıl yapacağınızı etkiler.
Stok takibini, temel olarak şu adımları izleyerek yapabilirsiniz:
1. Elinizde bulunan ürünlerin sayımını yapın.
2. Bu sayımları düzenli aralıklarla tekrarlayın.
3. Stokta olan ürünleri kategorilere ayırın (satış hızı, ürün çeşidi vb. kriterlere göre).
4. Ürünleri kaydederken ürünle ilgili bilgilere birlikte ekleyin.
5. Stok durumunu düzenli kontrol ederek gerektiğinde ürün alımı yapın.
6. Teslimat sürelerini dikkate alın ve stok planlaması yaparken göz önünde bulundurun.
7. Deponuzun düzenini koruyun. Bu, karışıklığı önler.
8. Satış sonrası ürünleri stoktan düşün ya da ürün geldiğinde stoka ekleyin. Sayıların güncel olmasını sağlayabilmek için uygulamalardan yardım alarak otomatik bir sistem oluşturmanızı öneririz.
9. Farklı satış kanallarındaki (pazaryerleri gibi) satışları, siparişleri entegre ederek tüm işlemlerin senkronize olmasını sağlayın.
10. Mümkünse süreci dijitalleştirin ve diğer tüm ön muhasebe süreçleriyle entegre hale getirin.
11. Kapsamlı raporlar ve analizler ile satış ve stok verilerini değerlendirin.
12. Süreci gözden geçirin ve gerekli noktalarda iyileştirmeler yapın.
Stok Takibinin Avantajları Nelerdir?
İşte stok takibi yapmanın bazı temel avantajları:
- Maliyetleri düzenli olarak izleyerek bütçe yönetimini iyileştirmenize yardımcı olur.
- Müşteri taleplerini doğru analiz ederek talep artışlarına hızlı yanıt verme imkanı sunar.
- Fazla veya yetersiz stok sorunlarını önleyerek stok maliyetlerinizi optimize eder.
- Otomatik stok takip sistemleri, manuel iş yükünü azaltarak verimliliği artırır.
- Stokların doğru yönetimi, müşteri taleplerinin zamanında karşılanmasını sağlar.
- Doğru stok bilgileri, daha bilinçli karar almanıza yardımcı olur.
- Piyasa trendlerini ve müşteri tercihlerini takip ederek stok seçimlerinizi ayarlarsınız.
- Düzenli takip, ürün kayıplarını önler.
Hangi Stok Verileri Düzenli Olarak Takip Edilmelidir?
KOBİ’ler için özellikle aşağıdaki stok verilerini düzenli takip etmek önemli:
- Mevcut stok miktarı: Depoda hangi üründen ne kadar kaldı? Bu veriye göre satış ve satın alma ile ilgili kararlar alınabilir.
- Kritik stok seviyeleri: Kritik stok miktarını belirleyip bu sınıra dikkat etmelisiniz. Bu, eksik stok riskini ortadan kaldırır.
- Ürün bazlı satış hızı: Hangi ürün ne kadar sürede tükeniyor? Bunu bilirseniz doğru zamanda doğru ürünü/malzemeyi alırsınız.
- Stok devir hızı: Bu sayede yavaş satılan ürünleri tespit ederek bunlarla ilgili gerekli aksiyonlar alınabilir.
- Tedarik süresi: Eksik bir ürünü sipariş ettikten sonra teslim edilene kadar geçen süreyi bilmek, sipariş planlaması için çok önemlidir.
Stok Sayımı Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Stok sayımı yaparken aşağıdaki noktalara dikkat etmek sayımın hatasız olmasına yardımcı olur:
1. Sayımdan önce hazırlık yapın. Rafları, etiketleri düzenleyerek sayımı zorlaştıracak karışıklığı giderin.
2. Sayım sırasında satış ya da sevkiyat gibi sayımı etkileyecek faaliyetleri bir süreliğine durdurun.
3. Hata riski olduğundan sayımı birden fazla kişi kontrol ederek yapmalı.
4. Sayım kayıtlarını; ürün kodu, açıklama, miktar gibi bilgilerle beraber girin.
5. Sistemde var olan veri ile sayım sonucu uyuşmuyorsa bunu not alın ve farkın nedenini araştırın.
6. Sayımı belirli aralıklarla düzenli olarak yapın.
Stok Takip Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Stok takibini kolay, verimli, uygun maliyetli bir yazılım ile çözmek istersiniz. İşte tam size göre bir çözüm bulmak için dikkat etmeniz gerekenler:
- Kullanımı kolay olmalı. Bu sayede ekbiniz hızlıca uyum sağlar ve teknik destek ihtiyacınız azalır.
- Diğer uygulamalarla entegre olmalı. Depo takibi, satış, ön muhasebe, e-ticaret gibi diğer modül ve uygulamalar ile entegre çalışmasına dikkat edin.
- Anlık veri sunmalı. Stok hareketleri, ürün giriş-çıkışları gerçek zamanlı izlenebilmeli.
- Raporlama imkanı olmalı. En hızlı satılan ürünler, kritik stok seviyeleri gibi önemli verileri rapor haline getirmenizi kolaylaştırmalı.
- Mobil erişim sağlamalı. Depoda, saha satışında ya da farklı konumlardaki ekipler için mobil erişim olmalı.
- Hızlı teknik destek sağlamalı. Gerektiğinde hızlı destek alabilmek, işlerin aksamamasını sağlar.
Stoklarınız Biz’e Satışlar Size Emanet!
Bizim Hesap ile kritik stok seviyelerini belirleyebilir ve stoklarınız düşük seviyeye indiğinde anında bildirim alabilirsiniz. Ayrıca çoklu depo yönetimi özelliği ile stok adetlerini ve değerlerini en az hatayla takip edebilirsiniz.
Kritik Stok Seviyeleri Nasıl Belirlenir ve Yönetilir?
Kritik stok seviyesinin öneminden bahsettik ama bu seviye tam olarak neye göre belirleniyor? Gelin detaylara bakalım.
Kritik stok seviyesi bir ürünün stokunuzda en az ne kadar bulunması gerektiğini ifade eder. Bu seviye, ürünün tedarik edileceği süre boyunca satışlarda herhangi bir aksama yaşanmamasını sağlar. Böylece ürünün stokları tamamen tükenmeden temin edersiniz.
İşte bu seviyeyi belirlemek için şunlara dikkat etmelisiniz:
- Ürün, günde ne kadar satılıyor?
- Sipariş verdikten sonra ürününü elinize ulaşması ne kadar sürüyor?
- Tedarikte herhangi bir sorun oluşması ya da ürüne talebin artması gibi beklenmeyen durumlar için esneklik payı.
Kritik stok seviyesini yönetmek içinse belirlediğiniz kritik seviyede bildirim alabileceğiniz bir stok takip uygulaması kullanabilirsiniz.
KOBİ’ler için Uygun Maliyetli Stok Takip Yöntemleri Nelerdir?
Bir KOBİ olarak hem etkili hem de bütçenizi zorlamayacak stok takip yöntemi arıyor olabilirsiniz. İşte KOBİ’ler için uygun maliyetli stok takip yöntemleri:
Excel veya Google Sheets
Özellikle başlangıçta ve henüz ürün sayınız azsa bu yöntemi kullanabilirsiniz. Stok hareketlerini bu uygulamalarda kayıt altına almak uygun maliyetli ama kısa vadeli bir çözüm olacaktır.
Veriler ve stok-giriş çıkışları manuel kaydedileceği için hata oranı yüksektir.
Ücretsiz stok takip yazılımları
Ücretsiz ya da düşük maliyetli stok takip yazılımlarını da tercih edebilirsiniz. Ancak özellikleri yetersiz kalabilir; ihtiyaç duyduğunuzda teknik destek alamayabilirsiniz.
İhtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını analiz ederek deneyebilirsiniz.
Mobil uygulamalar
Mobil cihazlarda kullanılan basit stok uygulamaları, küçük işletmeler için pratik bir çözüm olabilir. Mobil erişim sağlanabilmesi depo dışındaki ekipler için de bir avantajdır.
Ön muhasebe programıyla entegre modüller
Kapsamlı bir ön muhasebe programı, içerisinde stok takip modülü de barındırır. Böylece teslimattan satışa kadar tüm süreci tek bir uygulama üzerinden takip edebilirsiniz.
Kayıtlarınızın eksiksiz olması, işletmenize hız ve verimlilik katması açısından kullanışlı ve etkili bir çözümdür. İlk bakışta diğer seçeneklere göre daha maliyetli bir çözüm gibi gelse de uzun vadede sizi pek çok maliyetten korur.
İlginizi çekebilir: Neden Excel Yerine Online Ön Muhasebe Programı Kullanmalısınız?
Manuel Stok Takibi Ne Zaman Risk Oluşturur?
Manuel stok takibinin yetersiz geleceği pek çok durum var. Diyelim ki;
- işletmeniz büyümeye başladı,
- ürün çeşitliliğiniz arttı,
- hem mağazada hem online satış yapıyorsunuz,
- e-ticarette farklı farklı pazaryerlerinde satış yapıyorsunuz,
- birden fazla deponuz var,
- saha satış ekibiniz var…
İşte tüm bunlar olduğunda manuel stok takibi neredeyse imkansız hale gelir.
Ürün çeşitliliği arttıkça Excel ya da defter ile takip yaparsanız hatalı kayıtlar kaçınılmazdır. Farklı satış kanallarında satış yapıyorsanız ya da farklı konumlarda ekipleriniz varsa stoktaki değişikliklerin otomatik ve eş zamanlı şekilde yansıması gerekir. Bu olmadığında, elinizde olmayan ürünün satışı gerçekleşebilir ve müşteri memnuniyeti azalır.
İşletmenizin ihtiyaçlarını gözlemleyerek etkili stok takibini hayata geçirebilirsiniz.
Varyantlı Ürün Ekleme ile Etkili Stok Takibi Biz’de!
Ürünlerinize varyant ekleyerek her bir varyantın stok durumunu ayrı ayrı takip edebilir; envanterinizi daha verimli yöneterek stok sorunlarını minimize edebilirsiniz.
Stok Takibi ile Finansal Planlama Nasıl Uyumlu Hale Getirilir?
Stok takibi ve finansal planlama uyumu, işletmenin nakit akışının sağlıklı olması ve kaynakların verimli kullanımı için çok önemli. Peki bu uyumu nasıl yakalayabiliriz?
1. Stok maliyetlerini planlamaya ekleyin
Ürüm alımı, depolama gibi stok ile ilgili giderleri finansal planınıza ekleyin. Böylece stok ile ilgili giderler nakit dengenizi bozmaz.
2. Yavaş satılan ürünleri belirleyin
Uzun süre depoda bekleyen ve yavaş satılan ürünleri tespit edip bu ürünlere yapacağınızı yatırımları ona göre planlayın. Bu sayede kaynaklarınızı verimli kullanırsınız.
3. Geçmiş satış verilerine göre stok planlaması yapın
Geçmiş dönemlere ait satış verilerini, mevsimsel dalgalanmaları gözden geçirin. Bu verilere göre yapacağınız stok planlaması daha gerçekçi olacaktır.
Bizim Hesap ile Kolay Stok Takibi
Stok takibini manuel yöntemlerle yapmaya çalışmak, hem zaman kaybına sebep olur hem de risklidir. Üstelik ürün sayınız, satış yaptığınız kanallar arttıkça işler daha da karmaşıklaşır.
Bizim Hesap, kolay ve etkili stok takip modülü ile KOBİ’lerin stok takibi sorununu çözüyor.
Bizim Hesap stok takibi ile neler yapabilirsiniz?
- Ürün bazlı stok takibi: Sadece Bizim Hesap’ta olan bu özellik ile ürünleriniz için reçeteler oluşturun; üretim ya da satışta ürün reçetesindeki kalemlerin stoklarını otomatik güncelleyin.
- Farklı depo yönetimi: Şube, kişi hatta araç bazlı depo oluşturun. Bu depolardaki stokları ayrı ayrı ve genel stoku tek ekranda görüntüleyin.
- Kritik stok seviyesi uyarısı: Kritik stok seviyesi belirleyin ve stoklarınızı bu seviyeye indiğinde anında bildirim alın.
- Ürünlerinize varyant ekleyin: Sadece Bizim Hesap’ta bulabileceğiniz bu özellik ile ürünlerinize varyant ekleyin; stoklarınızı detaylı takip edin.
- Yazar kasa POS entegrasyonu: POS cihazıyla yaptığınız her satış için tekrar veri girmenize gerek kalmaz. Stoklarınızı otomatik güncelleyebilirsiniz. Bu özellik de sadece Bizim Hesap’ta mevcut.
- Detaylı raporlama: Detaylı stok raporları, envanter rotasyonu, satış analizi gibi raporlar ile istediğiniz analizi yapabilirsiniz.
Siz de bu işlemleri ve diğer tüm ön muhasebe süreçlerinizi tek bir ekrandan yönetmek istiyorsanız Bizim Hesap’ı ücretsiz deneyin.
Sıkça Sorulan Sorular
Stok takibi ve depo takibi aynı şeylermiş gibi gelse de aralarında farklar var.
– Stok takibi: İşletmenin elindeki malzeme ve ürün miktarını, giriş-çıkışlarını, maliyetlerini takip etmektir.
– Depo takibi: Bu ürünlerin depolanması ve depodan çıkışı gibi lojistik süreçleri kapsar.
Stok takibi yapmamak beraberinde büyük riskler getirir. Stokta ne kadar ürün olduğunu bilmeden satış yaparsanız müşterileriniz olmayan ürünleri sipariş eder ve mağdur olurlar.
Tam ters bir durum da söz konusu. Yani elinizde yeterince ürün ve malzeme varsa bunu da bilmezsiniz ve gereksiz yere ürün satın alırsınız. Bu da kaynaklarınızı verimsiz kullanmanıza ve nakit sorunu yaşamanıza sebep olur.
