Müstahsil makbuzu, vergi mükellefi olmayan çiftçilerden mal alımı yapıldığında, alıcı tarafından düzenlenen ve satışı belgeleyen yasal bir evrak. Tarım ürünlerinin ticaretinde fatura yerine geçer ve vergisel yükümlülüklerin doğru şekilde yerine getirilmesini sağlar.
Müstahsil makbuz neden kullanılır, ne zaman düzenlenir, en sık yapılan hatalar ve çözüm önerileri gibi konuya dair tüm detaylara yazımızdan ulaşabilirsiniz.
Müstahsil Makbuzu Nedir?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu 235. maddesinde müstahsil makbuz şu şekilde tanımlanır:
“Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha makbuz tanzim etmeye ve bunlardan birini imzalıyarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecburdurlar.”
Yani kısaca müstahsil makbuz; çiftçi, tüccar, toptancı gibi kişilerin, defter tutmayan çiftçilerden satın aldıkları ürünler için düzenledikleri belgedir. Vergiye tabi olmayan, defter tutmayan çiftçiler fatura kesemeyeceği için satan kişi değil, satın alan taraf müstahsil makbuzu düzenler. Böylece ticari faaliyet belgelenir ve kayıt altına alınır.
Müstahsil Makbuzu Ne Amaçla Kullanılır?
Diyelim bir e-ticaret işletmeniz var ve kendi sitenizden, doğrudan çiftçiden aldığınız organik ürünleri satıyorsunuz ve bu çiftçiler defter tutmuyor. Bu durumda ödemeler için müstahsil makbuzu düzenlemeniz gerekir.
Burada amaç, satan çiftçi fatura keserek ticari işlemi belgelendiremeyeceği için satın alan kişinin işlemi belgelendirmesi ve kayıt altına almasıdır. Böylece hem vergi dairesine sunulan resmi kayıt hem de işletmenin muhasebe defterleri için yasal dayanak oluşturur.
Müstahsil makbuzunun başlıca amaçları şunlardır:
- Vergi yükümlülüğü: Hem alıcı hem satıcı taraf için gerekli vergi yükümlülüklerinin eksiksiz yerine getirilmesini sağlar.
- Kayıtlı ticari faaliyet: Satıcı fatura düzenleyemese de alıcı düzenler ve bu da kayıt dışı ekonominin önüne geçer.
- Muhasebe takibi: İşletmenin aldığı malın maliyetini doğru şekilde kaydetmesini sağlar.
- Kamu denetimi: Denetim kurumlarına doğru bilgi sunulmasını kolaylaştırır.
- Çifte kayıt önleme: Hem satıcı hem alıcı taraf için aynı işlemin birden fazla kayıtta yer almasını engeller.
Bu belge özellikle; hammadde, tarım, kuruyemiş veya yerel üretim ürünleriyle çalışan firmaları için çok önemlidir. Bu sayede doğru şekilde kayıt altına alınarak hem finansal raporlama hem de vergi uyum süreci eksiksiz yürütülür.
Müstahsil Makbuzu Kimler Tarafından Düzenlenir?
Müstahsil makbuzu, üreticiden ürün satın alan tarafından düzenlenir. Yani bu belgeyi tedarik eden üretici değil, ödemeyi yapan alıcı firma ya da kişi hazırlar.
Düzenleyici taraflar şöyledir;
- Ticari firmalar: Üreticiden hammadde tedariki yapan e-ticaret veya ticari şirketleri,
- Gerçek kişiler: Aile işletmeleri veya bireysel üreticiye direkt ödeme yapan kişiler,
- Stok temini yapılması durumu: Farklı işletme türleri de ödeme yaptıklarında makbuz düzenlemekle yükümlüdür.
Müstahsil makbuzu, yalnızca belgeyi düzenleyen firmaya yasal yükümlülük getirir. Ödeme alan kişinin bu belgeyi kazanması ya da alması da zorunludur. Düzenleyen kişi veya kurum bu belgeyi imzalayarak üreticiye teslim eder ve muhasebe kayıtlarına kaydeder.
Üretici, belgeyi teslim alarak vergi kesintisinden muaf şekilde gelirini belgeleyebilir. Bu yaklaşım, hem yasal uyum açısından hem de finansal şeffaflık açısından işletmeye büyük avantaj sağlar.
Müstahsil Makbuzunda Hangi Bilgiler Yer Alır?
Müstahsil makbuzunun eksiksiz düzenlenmesi, hem yasal uyum hem muhasebe doğruluğu için gerekli. Bu makbuzda mutlaka yer alması gereken bilgiler şöyle sıralayabiliriz:
- Tarih ve sıra numarası
- Alıcı (ödeme yapan) kurum adı, adresi, vergi kimlik numarası ve kayıtlı olduğu vergi dairesi
- Üretici (ödeme alan) kişinin adı, soyadı veya unvanı ve T.C. kimlik numarası
- Ödenen tutar (hem rakam hem yazı ile ne şekilde yazılmalı)
- Ödemeye konu ürün açıklaması (örneğin “1 ton nohut alımı” veya “50 kg organik zeytin tedariki” gibi açıklamalı)
- Ödeme tarihi ve ödeme biçimi
- Düzenleyenin imzası varsa kaşesi
- Vergi kesinti oranı (stopaj)
- İsteğe bağlı olarak ek belgeler (sözleşme, sipariş formu veya irsaliye gibi belge referansları)
Müstahsil Makbuzu Ne Zaman Düzenlenir?
Müstahsil makbuzu, ürün teslimiyle ya da teslim gerçekleştiği gün içinde düzenlenmelidir. Makbuzun daha geç düzenlenmesi, cezai yaptırımlar ile sonuçlanabilir. Vergi yasalarına uygunluk açısından doğru zamanda düzenlenmesi önem taşır.
Müstahsil Makbuzu İle İlgili Yasal Düzenlemeler Nelerdir?
Vergi Usul Kanununa göre müstahsil makbuzu, belge düzenleme zorunluluğu kapsamında yer alır ve mükelleflerin vergisel yükümlülüklerini yerine getirmesi için temel bir evraktır.
- Gelir Vergisi Kanunu (stopaj uygulaması): Kanun kapsamında, müstahsil makbuzları üzerinden stopaj uygulaması yapılır. Ödeme yapan kurum bu vergiyi doğru oranda kesip ilgili kayıtlara işlemekle yükümlüdür. (Müstahsil makbuzu stopaj oranı, ürün ve sektöre göre değişebilir.)
- Türk Ticaret Kanunu (TTK): Ticari defter düzeni ve yasal arşivleme şartlarını karşılamak adına müstahsil makbuzu, muhasebe kayıtlarının doğruluğunu belgeleyen resmi bir evraktır.
- Kurumlar Vergisi Kanunu: Şirketlerce yapılan üretici ödemelerinin gider olarak kabul edilebilmesi için müstahsil makbuzu ibraz edilmesi gereklidir. Bu belge eksikse gider yazılamaz.
- Muhasebe Standartlarına Uyum (TMS/TFRS): Uluslararası muhasebe standartlarına göre, ticari faaliyet kapsamında yapılan üretici ödemelerinin belgelenmesi öngörülür.
- e-Makbuz için GİB Uygulaması: Gelir İdaresi Başkanlığının dijital makbuz sistemi üzerinden müstahsil makbuzu elektronik ortamda düzenlenebilir ve dijital arşivleme kurallarına tabidir.
- Arşivleme ve Saklama Yükümlülüğü: VUK ve TTK çerçevesinde müstahsil makbuzunun en az 5 yıl boyunca işletmede saklanması gerekir. İstenildiğinde dijital veya fiziki suret ibraz edilmelidir.
Müstahsil Makbuzu Elektronik Olarak Düzenlenebilir mi?
Müstahsil makbuzu e-belge formatında dijital olarak düzenlenebilir. Üstelik tebliğ kapsamında, e-faturaya dahil olan mükelleflerin çiftçilerden alacakları zirai ürünler için 1 Temmuz 2020’den itibaren “e-Müstahsil Makbuzu” düzenlemeleri zorunlu hale getirilmişti.
Bu sistem sayesinde, kâğıt kullanımına gerek kalmadan işlem yapılabilir. Bu sistem, hem zaman kazandırır hem de vergi uyumunu artırır.
Müstahsil Makbuzu İle İlgili Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri Nelerdir?
Müstahsil makbuzu düzenlenirken yapılan küçük hatalar, hem vergi uyumsuzluğuna yol açabilir hem de şirketin muhasebe kayıtlarını riske atabilir. Bu nedenle süreci titizlikle yürütmeniz önemli.
Stopaj oranının yanlış girilmesi
En sık karşılaşılan hatalardan biri, stopaj oranının yanlış uygulanmasıdır. Güncel vergi oranları dikkate alınmadan yapılan hesaplamalar, hem ödeme yapan firma hem de üretici açısından cezai yükümlülük doğurabilir.
Bu durumu önlemek için her işlem öncesi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel stopaj oranları kontrol edilmelidir.
Eksik bilgi girilmesi
Bir diğer hata ise tarih ve sıra numarası gibi zorunlu alanların eksik bırakılmasıdır. Bu tür eksiklikler, makbuzun resmi geçerliliğini ortadan kaldırabilir. Her belge, benzersiz bir sıra numarası taşımalı ve işlem tarihiyle örtüşmelidir.
Yanlış tedarikçi bilgisi yazılması
Ayrıca tedarikçi bilgileri yanlış girildiğinde, belgeyi alan kişinin vergi siciliyle eşleşmeyen kayıtlar oluşabilir. Bu gibi durumlar, vergi incelemesinde sorun yaratabileceği için üreticiye ait ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya vergi numarası doğru şekilde girilmelidir.
Zamanında düzenlenmemesi
Bazı firmalar ödemeyi yaptıktan günler sonra makbuz düzenliyor veya hiç düzenlemiyor. Bu durum, giderin yasal olarak beyan edilmesini zorlaştırır. Müstahsil makbuzu, ödeme anında ya da hemen sonrasında hazırlamalısınız.
Tüm bu önlemlerle, hem işletmenin finansal şeffaflığı sağlanır hem de yasal riskler en aza indirgenmiş olur.
e-Belge Biz’de, İşini Yönetmek Sizde!
İşletmenizin ihtiyacı olan e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye gibi tüm e-dönüşüm araçlarına karmaşık ekranlarla uğraşmadan Bizim Hesap ile tek panelden erişebilirsiniz.
Tüm avantajlarından faydalanmak için Bizim Hesap’ı 14 boyunca ücretsiz deneyin.
